Nebenkostenabrechnung: Was gewerbliche Mieter wissen sollten

Jahr für Jahr wird in privaten Mietverhältnissen die Betriebskostenabrechnung fällig. Auch gewerbliche Mieter haben innerhalb einer bestimmten Frist das Recht auf eine Aufschlüsselung der tatsächlich angefallenen Nebenkosten. Allerdings unterscheidet sich jene von der Nebenkostenabrechnung in privaten Mietverhältnissen. Inwiefern?

Umlagefähige Nebenkosten in gewerblichen Mietverträgen

Nur auf den Mietvertrag abgestimmte, fehlerfreie Aufschlüsselungen der Nebenkosten sind gültige Betriebskostenabrechnungen. Welche Posten auf Mieter umgelegt werden dürfen, hängt nicht zuletzt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. Im gewerblichen Bereich unterscheiden sich Mietverträge grundsätzlich von solchen aus privaten Mietverhältnissen. Am entscheidendsten ist hierbei der juristische Status. Der Gesetzgeber sieht gewerbliche Mieter nicht als schwächere und daher schützenswerte Vertragspartei an. Gewerbliche Mietverträge sind eher Vereinbarungen zwischen zwei rechtlich gleichwertigen Kaufleuten. Aus diesem Grund müssen sich Mieter gewerblicher Immobilien stärker absichern als die durch den Gesetzgeber geschützten Privatmieter. Das gilt bereits bei Vertragsabschluss. Idealerweise achtet man genau auf die im Mietvertrag individuell vereinbarten Details zu den Betriebskosten. Beispielsweise mit einem Hinweis auf die Betriebskostenverordnung.

Vorsicht vor zusätzlich umgelegten Kosten! In gewerblichen Mietverträgen dürfen Vermieter theoretisch auch Betriebskosten umlegen, die über die Betriebskostenverordnung hinausgehen. Oftmals sind das Wartungs- und Instandhaltungskosten. Jene gehören in privaten Mietverträgen ausdrücklich nicht zu den umlagefähigen Positionen. Gewerbliche Mieter müssen sie bei individueller Vereinbarung im Mietvertrag dennoch mittragen.

Verwaltungskosten als Sonderfall

Die sogenannten Verwaltungskosten sind im Hinblick auf gewerbliche Immobilien ein Sonderfall. Hierunter fallen technische und kaufmännische Verwaltungsarbeiten des Vermieters. Sprich: der Arbeitsaufwand, den der Immobilienbesitzer mit der Vermietung hat. Die Betriebskostenerstellung kann dazu gezählt werden. Auf Privatpersonen sind solche Punkte nicht umlagefähig. In gewerblichen Mietverträgen dürfen Vermieter solche Positionen allerdings aufführen. Im Einzelfall bedeutet dies erhebliche Zusatzbelastungen. Am besten bestehen gewerbliche Mieter vorab auf einen Mietvertrag, der sämtliche umlagefähigen Nebenkosten in Form von Einzelposten aufführt. Auch eine zusätzliche Dokumentation in der Vertragsanlage ist sinnvoll. So lassen sich juristische Streitigkeiten von vornherein umgehen.

Umlageschlüssel als Streitpunkt

Mit dem sogenannten Umlageschlüssel setzt der Vermieter die gewerblich gemieteten Räume flächenmäßig in Relation zur gesamten Gewerbeimmobilie. Dadurch ermittelt er, inwieweit die jeweilige Partei am Gesamtumfang aller Nebenkosten beteiligt ist. In manch einem Mietvertrag für Gewerberäume ist kein konkreter Schlüssel vereinbart. Hier sollten Mieter genau hinsehen: In solchen Fällen hat der Vermieter Bestimmungsrecht und kann nach eigenem Ermessen einen Schlüssel wählen. Ein Recht auf Widerspruch haben gewerbliche Mieter daraufhin nicht. Deshalb bestehen sie beim Abschluss des Mietvertrags lieber auf die klare Dokumentation eines angemessenen Umlageschlüssels. Nachträglich ändern dürfen Vermieter solche vertraglichen Vereinbarungen nicht.

Gut zu wissen: Umgelegte Betriebskosten sind in Gewerbeimmobilien steuerlich absetzbar! So wie Betriebe die Weihnachtsfeier steuerlich geltend machen können, ist auch die Nebenkostenabrechnung steuerrelevant. Grundsätzlich sind Geschäftsräume bis zu 100 Prozent abzugsfähig. In der Regel liegt der Nebenkostenabrechnung eine extra Seite zur Vorlage beim Finanzamt bei. Der Mietvertrag wird idealerweise mit eingereicht.

Andere Fristen als für private Mieter

Im Vergleich zu Privatpersonen stehen gewerbliche Mieter im Hinblick auf die Berechnungs- und Verjährungsfrist der Betriebskosten schlechter da. Die Grundvoraussetzung für gültige Betriebskostenabrechnungen ist in beiden Fällen eine fristgerechte und ordnungsgemäße Aufschlüsselung. Allerdings gelten für Nachzahlungsforderungen in Gewerbeimmobilien längere Verjährungsfristen. Stellen gewerbliche Vermieter die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen zwölf Monate nach Verbrauchszeitraum zur Verfügung, haben sie weitere drei Jahre Zeit für Forderungen und Nachbesserungen. Erst nach diesem Zeitraum verfällt jeglicher Anspruch.

Fazit: Keine Streitigkeiten dank angemessenem Gewerbemietvertrag

Je besser man bei Abschluss eines gewerblichen Mietverhältnisses den Mietvertrag prüft, desto unwahrscheinlicher sind Ärgernisse bezüglich der Betriebskosten. Mindestens sollte das Dokument folgende Punkte auflisten:

  • das Mietobjekt inklusive Lage und Größe
  • den Mietzweck
  • die Miethöhe
  • die Mietzeit inklusive Kündigungsfrist
  • das Nutzungsrecht
  • den Nutzungsumfang
  • die Höhe der Betriebskosten inklusive Umlageschlüssel
  • die Kautionshöhe
  • sämtliche Renovierungs- und Instandhaltungsverpflichtungen

In Muster-Mietverträgen bleiben viele dieser Inhalte unerwähnt. In den meisten Fällen werden solche vorgefertigten Dokumente den Bedürfnissen beider Parteien nicht gerecht. Werden die Verträge individuell aufgesetzt, stehen die Chancen auf gute Absicherung meist besser. Allerdings sollten Mieter alle zusätzlichen Klauseln unter die Lupe nehmen. Hier ist oft Verhandlungsgeschick gefragt. Eventuell bestehen sie selbst auf Zusatzklauseln wie einen Konkurrenzschutz. Jener verbietet es dem Vermieter, in der unmittelbaren Nähe an konkurrierende Unternehmen zu vermieten. Abgesehen von solchen Zusatzparagraphen bestehen einige gewerbliche Mieter auf eine Nachmieterklausel. Sollten sie nicht die zu erwartenden Gewinne erzielen, gelingt mit einer solchen der Rücktritt vom Mietverhältnis leichter. Sie müssen in diesem Fall lediglich einen geeigneten Nachmieter finden.

(Bildquelle: Symbolbild/Pixabay)

(exb)