Wie erstellt man eine Nebenkostenabrechnung als Vermieter?

Die Nebenkosten in Deutschland steigen kontinuierlich an. 86 Prozent der Deutschen geben bei Umfragen an, streng darauf zu achten, wo sie etwas bei den Stromkosten sparen können. Dennoch zahlen Mieter heute im Vergleich zum Jahr 2000 doppelt so viel für ihren Strom, und zwar 84 € statt 40 €.
Daher schauen Mieter ganz genau auf ihre Nebenkostenabrechnung. Die darf also nicht nur keine Fehler aufweisen, sondern muss auch transparent sein, damit der Mieter alle Positionen gut nachvollziehen kann.

Wie geht man als Vermieter am besten vor?

Mindestvoraussetzungen einer Nebenkostenabrechnung
Die erste Grundlage für eine Nebenkostenabrechnung ist der Mietvertrag. Hier sind die genauen Quadratmeterangaben festgehalten, die ein Umlageschlüssel für die Berechnung der Nebenkosten sein können. Daher hier immer genau die Angaben überprüfen, bevor man einen Mietvertrag zur Unterschrift vorlegt.

Ebenso muss man als Vermieter hier festlegen, ob die Nebenkosten per Abschlagszahlungen oder als Pauschale bezahlt werden müssen.

Wichtig: Bei Standard-Mietverträgen sind meist beide Möglichkeiten angeben. Immer die nicht gewählte deutlich durchstreichen. Passiert dies nicht, gilt in der Regel automatisch die monatliche Pauschalabrechnung.

Eine Nebenkostenabrechnung muss mindestens folgende Positionen aufweisen, sonst ist sie rechtlich nicht gültig und muss auch nicht beglichen werden:

  • Übersicht der Gesamtkosten.
  • Angabe, welche Verteilerschlüssel den Berechnungen zugrunde liegen.
  • Abzug der bereits getätigten Zahlungen.
  • Angabe des Abrechnungszeitraums.
  • Feststellung des Mieteranteils.

Natürlich sollten im Sinne der Transparenz noch zahlreiche weitere Erläuterungen nachgelesen werden können. Zudem muss ein Vermieter die jeweiligen Rechnungen, Ableseprotokolle und vorangegangenen Abrechnungen bereithalten.

Um hierbei nicht den Überblick zu verlieren, empfiehlt sich ein Programm für die Nebenkostenabrechnung. Hier können alle Stammdaten der Mieter erfasst und die jeweiligen Abrechnungschlüssel hinterlegt werden. Da die Software bereits für die Nebenkostenabrechnung programmiert wurde, werden alle notwendigen Daten automatisch erfragt und der Vermieter kann keine Position übersehen.

Fristen und Abrechnungszeitraum
Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten erfolgen. Verschickt man sie zu spät, muss der Mieter sie nicht mehr anerkennen und braucht die Rechnung auch nicht mehr zu begleichen.

Die 12-Monats-Regel bezieht sich nicht immer auf das Kalenderjahr, auch wenn viele Vermieter zu Beginn des Mietverhältnisses zuerst einen kürzeren Zeitraum abrechnen, um dann für alle Mieter im selben Jahresrhythmus die Nebenkostenabrechnungen erstellen zu können.

Was darf rein in die Nebenkostenabrechnung und was nicht?
Alle rechtlichen Grundlagen für die Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung findet man in der sogenannten “Betriebskostenverordnung”.

1. Grundsteuer: Die Grundsteuer wird auf das Eigentum an Grundstücken und deren Bebauung erhoben. Bemessungsgrundlage ist der Wert des Grundstücks oder der Wert des Grundstücks inklusive Bebauung. Die Grundsteuer fließt in die Kasse der jeweiligen Stadt oder Gemeinde.

2. Wasserkosten: Warmwasser, Kaltwasser, Abwasser

3. Heizkosten

4. Fahrstuhl: Verfügt das Mietshaus über einen Fahrstuhl, müssen alle die Kosten anteilig tragen, auch die Mieter im Erdgeschoss. Diese Kosten setzen sich aus, Stromverbrauch, Wartungskosten, Überwachungskosten und der Zahlungen für die Reinigung des Lifts zusammen.

5. Hausverwaltung / Hausmeister: In der Regel hat ein Mietshaus auch einen Hausverwalter und einen Hausmeister, die sich um, die Einhaltung der Hausordnung oder die Beauftragung von Handwerkern kümmern. Auch diese Kosten fließen in die Nebenkostenabrechnung ein.

6. Stromkosten: Hier geht es um die Stromkosten für Bereiche, die die Mietergemeinschaft gemeinsam nutzt, also Aufzug, Außenlicht, Kellerbeleuchtung oder Stromkosten für die Gemeinschaftswaschmaschinen.

7. Schornsteinreinigung: Die regelmäßige Reinigung der Schornsteine ist Pflicht und die Frequenz wird von der Kehr- und Überprüfungsordnung geregelt.

8. Versicherungen: Eine Immobilie ist in der Regel mehrfach versichert, dazu zählen Absicherungen bei Glasbruch, Wohngebäudeversicherungen gegen Sturm-, Feuer- und Wasserschäden und eine Haftpflicht für gegebenenfalls Öltanks oder einen Aufzug.

9. Fernsehempfang: Hier können Stromverbrauch, Grundgebühren und Wartung in der Abrechnung berücksichtigt werden.

10. Garten: Verfügt das Haus über einen Garten oder Hof, werden auch die Arbeitsleistungen zur Pflege dieser Bereiche anteilig umgelegt.

11. Sonstige Betriebskosten: Hierunter fallen Kosten, die nicht in jedem Mietshaus anfallen, wie etwa die Reinigung und Wartung des Schwimmbads, Überprüfung und Erneuerung von Feuerlöschern, oder Kosten für spezielle Sicherungsdienste, wie eine Überwachung oder einer Alarmanlage.

Der Verteilerschlüssel
Den Verteilerschlüssel legt der Vermieter fest. Es kann nach Quadratmeter, also der Größe der Wohnung oder aber nach Verbrauch abgerechnet werden.

Häufige Fehler vermeiden
Wichtig ist, dass die Nebenkostenabrechnung die Mindestanforderungen erfüllt und fristgerecht erfolgt. Dann ist rechtlich und formal alles im grünen Bereich.

(Bildquelle: https://cdn.pixabay.com/photo/2016/06/06/09/48/money-1439125_1280.jpg)

(vl)