Geringere Fehlerquote dank automatisierter Verfahren

Unleserliche Notizen und handschriftliche Einträge sind fast schon ein Garant für Fehler. die Erstellung digitaler Schichtpläne und die Zeiterfassung mit einer Zeiterfassungssoftware sorgt für weniger Probleme und mehr Genauigkeit. Ein automatisiertes Verfahren verhindert beispielsweise, dass sich Zeiten überschneiden und Mitarbeiter in Zeitfenstern eingesetzt werden, die eigentlich der Erholung dienen.

Je komplexer das Schichtsystem, desto herausfordernder sind manuelle Planungen. Digitale Systeme prüfen automatisch, ob die Vorgaben eingehalten werden und weisen auf notwendige Arbeitspausen hin. Änderungen lassen sich dann mit wenigen Klicks umsetzen und anpassen, ohne den gesamten Plan noch einmal zu widerrufen.

Umsetzung der gesetzlichen Rahmenbedingungen

Die rechtlichen Voraussetzungen bei der Arbeitszeiterfassung und Schichtplanung müssen eingehalten werden. Das inkludiert die vorgegebenen Ruhezeiten zwischen zwei Schichten, aber auch die maximale Wochenarbeitszeit. Der Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung lässt sich mit einem automatisierten Schichtsystem deutlich reduzieren und rechtliche Probleme können von Anfang an umgangen werden. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass sämtliche Schichten lückenlos dokumentiert werden. Das verhindert die Behauptung einzelner Mitarbeiter, dass sie ständig die schwere Schicht fahren, obwohl das nicht stimmt.

Bessere Performance und Übersicht über alle Schichten

Engpässe im Team setzen auch die anderen Mitarbeiter unter Druck. Ein digitaler Schichtplan ermöglicht es, Ausfälle durch Krankheit sofort einzufügen und damit zu sehen, wo die Schichten unterbesetzt sind. Das ist von Vorteil für das gesamte Team, da die Arbeitslast nicht unfair auf andere verteilt werden muss. Wenn jeder genau weiß, wann er eingeteilt ist, kann er sich drauf verlassen. Kommt es zu Änderungen, ist eine Mitteilung per Push-Notification, E-Mail oder App möglich.

Erweiterungen und Veränderungen bei Bedarf möglich

Ein großes Team bietet zwar mehr Kapazitäten, aber auch mehr Herausforderungen bei der Schichtplanung. Es geht nicht nur darum, die gesetzlichen Gegebenheiten einzuhalten, sondern auch individuell auf Fairness zu setzen. Jeder sollte mal Nachtschicht haben und auch Früh- und Spätschicht müssen gewechselt werden. Wenn neue Mitglieder ins Team stoßen, müssen Schichtpläne angepasst und verändert werden. Das gilt auch, wenn Bestandsunternehmen eine neue Filiale eröffnen und neue Pläne erstellt werden müssen.

Für die Personalabteilung sind die Schnittstellen zum Lohnabrechnungsprogramm ein Vorteil. Sie können die Daten einfach abziehen und so auch für neue Mitarbeiter pünktlich die erste Lohnabrechnung erstellen.

Bewerbungsmöglichkeiten für einzelne Schichten als Option

Manche Schichten sind begehrt, andere weniger. Zwangseinteilungen können für Unmut sorgen, sodass die Ausschreibung von schwierigen Schichten das Team erleichtern kann. Wenn sich die Mitarbeiter selbst für bestimmte Schichten bewerben und diese besetzt werden, müssen sie nicht unter den anderen verteilt werden. Die Entscheidung bleibt aber beim Planungsverantwortlichen. Heute ist es vielen Mitarbeitern wichtig, dass sie Teil des Teams sind und auch selbst Mitspracherecht haben. Der Arbeitgeber erleichtert sich mit der Bewerbungsmöglichkeit auf Schichten die Planung und erfüllt gleichzeitig das Bedürfnis nach Augenhöhe.

(exb)